外務省の公印確認について（ハーグ条約非締約国の場合）

ここでは、「婚姻要件具備証明書」などの公的文書を、外務省で公印確認を行うことについてご説明します。ハーグ条約の非締約国に、「婚姻要件具備証明書」などの公文書を提出するときは、原則として、日本の公文書に外務省での公印確認を取った後、さらに提出先国の外交官または領事の認証を受けなければなりません。

外務省の公印確認の流れ

以下、日本人の「婚姻要件具備証明書」への、外務省の公印確認の流れについてご説明します。

日本人の「婚姻要件具備証明書」を本籍地の市区町村役場を管轄する地方法務局から取得します。

この「婚姻要件具備証明書」は日本国内では有効ですが、外国政府の側から見ると、この発行先機関が日本の正式な公的機関であり、そこから正式に発行された公文書であることの証明が必要です。

そのため、まずこの公文書を日本の外務省に提出して、地方法務局や市区町村役場が現在の日本の正式な行政機関であり、ここから発行された文書は、現在の日本政府の正式な公文書であることを証明してもらいます。この場合、日本の外務省がその公文書に押印されている公印について証明することになります。

日本政府に正式に認証(外務省の公印確認)された公文書を、相手側在日外国公館(大使館、領事館)に行って、さらに再認証してもらいます。そして、この公文書を持参して相手国側政府に提出することになります。

つまり、外務省の認証とは、外国の関係機関に提出する日本の公文書について、在日外国公館から認証(領事認証)を受ける場合に、その公文書に押印されている官公署の公印を、外務省が証明するということです。

外務省への申請にあたっては、関係公文書原本(発行年月日から3カ月以内)を用意して、申請書とともに外務省証明班に提出します。

東京の場合、通常申請日の翌日に発行されます。郵送による受付もできますが、申請内容に誤りがある場合はまた時間がかかります。

なお、この手続は行政書士に代理を依頼することもできます。

また、私文書の場合でも、公証人の認証を得ることで、外務省の公印確認を得ることができます。