日本の公文書は、そのまま提出先国で、日本の公文書として通用できるかは気になる問題です。ハーグ条約の加盟国同士であれば、そのまま公的文書として使えますが、非加盟国の場合は、外務省の公印確認とさらに提出先国の外交官または領事の認証を受けなければなりません。

日本の公文書は、そのまま使える国と、使えない国がある

日本の公文書は、そのまま提出先国で、日本の公文書として通用するのでしょうか。

ある国で作成された文書も、別の国では、その文書がその国の権限ある公的機関作成の真正な文書であるのかどうか判断できない場合が多いものです。

そのため、文書の真正に関して、その作成国の関係官庁、外務省の証明、提出先国の外交官または領事の認証を要求することが国際間において一種の慣行となっていいます。

公文書において要求される証明、認証などの手続きは決して同じではなく、常にその国のどんな公的機関の、どんな証明が必要かは、特に国際結婚などに必要な公文書を取得するときには、出事者を悩ませます。

外国公文書の認証を不要とする条約(ハーグ条約)

そこで、このような証明、認証の手続きの緩和を図るため、1961年10月5日に、オランダのハーグ国際私法会議の第9回会議で、「外国公文書の認証を不要とする条約(ハーグ条約)」が採択されました。日本も1970年6月に締約国となっています。

この条約は、締約国において作成された公文書で、かつ他の締約国に提出されるものであれば、提出先国の外交官や領事の認証が免除されるものです。

認証が不要な公文書は、どんなものがある？

この条約の締約国は、適用される公文書について、以下の通り定めています。

①国の司法権にかかわる当局、又は職員が発する文書
(裁判官、裁判所書記又は執行官が発する文書)

②行政官庁の文書

③公正証書

④登記済又は登録済の証明、確定日付証明、署名証明、その他これらに類する公的な証明であり、私書証書に付けるもの

したがって、外交官または領事が作成する文書で、商業活動または税関の事務と直接関係のあるものについては、この条約は適用されません。

日本の外務省の「APOSTILLE」(アポスティーユ証明) は、条約締約国で使える

日本の公文書については、「条約」に規定されている様式により、日本の外務省で証明された「APOSTILLE」(アポスティーユ証明)が付されれば、日本の公文書としてそのまま提出先国現地で使用することができます。

この証明を得るには、関係公文書原本(発行年月日から3カ月以内)と申請書を提出して、外務省証明班に申請してください。

「外国公文書の認証を不要とする条約」のハーグ条約締約国

以下、2021年9月16日現在の、「外国公文書の認証を不要とする条約（ハーグ条約）」の締約国（地域）をご紹介します。

ア

アイスランド
アイルランド
アゼルバイジャン
アメリカ合衆国
アルゼンチン
アルバニア
アルメニア
アンティグア・バーブーダ
アンドラ
イギリス（英国）
イスラエル
イタリア
インド
ウクライナ
ウルグアイ
ウズベキスタン
エクアドル
エストニア
エスワティニ（旧スワジランド）
エルサルバドル
オーストラリア
オーストリア
オマーン
オランダ

カ

カーボベルデ
ガイアナ
カザフスタン
北マケドニア
キプロス
ギリシャ
キルギス
グアテマラ
クック諸島
グレナダ
クロアチア
コスタリカ
コソボ
コロンビア

サ

サモア
サンマリノ
サントメ・プリンシペ
ジャマイカ
ジョージア
シンガポール
スイス
スウェーデン
スペイン
スリナム
スロバキア
スロベニア
セーシェル
セルビア
セントクリストファー・ネービス
セントビンセント
セントルシア

タ

大韓民国
タジキスタン
チェコ
チュニジア
チリ
デンマーク
ドイツ
ドミニカ共和国
ドミニカ国
トリニダート・トバゴ
トルコ
トンガ

ナ

ナミビア
ニウエ
ニカラグア
日本
ニュージーランド
ノルウェー

ハ

バーレーン
バヌアツ
パナマ
バハマ
パラオ
パラグアイ
バルバドス
ハンガリー
フィジー
フィリピン
フィンランド
ブラジル
フランス
ブルガリア
ブルネイ
ブルンジ
ベネズエラ
ベラルーシ
ベリーズ
ペルー
ベルギー
ボスニア・ヘルツェゴビナ
ボツワナ
ポーランド
ボリビア
ポルトガル
香港特別行政区
ホンジュラス

マ

マーシャル諸島
マカオ特別行政区
マラウイ
マルタ
南アフリカ共和国
メキシコ
モーリシャス
モナコ
モルドバ
モロッコ
モンゴル
モンテネグロ

ラ

ラトビア
リトアニア
リヒテンシュタイン
リベリア
ルクセンブルク
ルーマニア
レソト
ロシア

諸国の海外領土（県）でも使用

上記の締約国の他、以下の諸国の海外領土（県）でも使用できます。

・フランス

グアドループ島、仏領ギアナ、マルチニーク島、レユニオン、ニューカレドニア、ワリス・フテュナ諸島、サンピエール島、ミクロン島、仏領ポリネシア

・ポルトガル

全海外領土

・オランダ

アルバ島、キュラサオ島、シント・マールテン島

・イギリス

ジャージー島、ガーンジー島、マン島、ケイマン諸島、バーミューダ諸島、フォークランド諸島、ジブラルタル、モンセラット、セントヘレナ諸島、アンギラ、 タークス・カイコス諸島、英領バージン諸島